各有关部门和二级学院:

根据国家有关学生档案的管理规定，为进一步加强规范毕业生个人档案的整理工作，确保我校2020届毕业生顺利毕业，结合我校实际工作情况，现将做好我校2020届本专科毕业生档案的整理、归档和转递工作的具体要求通知如下：

一、各部门提供归档材料和完成时间

（一）招生就业处：负责提供高等学校毕业生登记表、毕业生情况简介表、就业通知书（报到证白联），要求6月22日前完成。

（二）学生工作部（处）：负责提供奖惩材料等，要求6月10日前完成。

（三）教务处：负责提供学籍表、成绩单等，要求6月22日前完成。

（四）各二级学院：负责提供操行评定表、高考录取档案、党员材料(入党志愿书、入党积极分子培养登记表、入党申请书、推优材料、入团志愿书等)、高等学校毕业生登记表（一式两份：一份装入学生档案袋，一份存学校档案室）、毕业生情况简介表（一式两份：一份装入学生档案袋，一份存学校档案室）、实习鉴定表（完整的实习鉴定本和实习鉴定总表装入学生档案袋）、就业通知书（报到证白联）一份装入学生档案袋、全科医学毕业生生需要提供订单定向医学生免费教育协议书和农村订单定向医学生免费培养定向就业协议书，要求6月25日前完成。

二、档案整理要求

（一）严守纪律。负责学生档案整理、归档的人员必须严格执行国家有关档案管理的规定，在毕业生档案整理、归档过程中，未经有关主管部门同意，不得擅自抽取毕业生档案材料或添加无关的材料。

（二）严防错漏。档案一人一份，必须严格对照学院、专业、姓名、学号装袋，一个学院同名同姓的毕业生归档材料时要特别注明，以免发生误装、误发。

（三）规范有序。各毕业班按学号顺序整理好本班学生档案，检查无误后,临桂校区的毕业班统一交到临桂大学生活动中心401思政科办公室、东城和乐群校区毕业班统一交到东城校区学生宿舍10栋1楼思政科办公室。存学校档案室的《毕业生情况简介》和《高等学校毕业生登记表》按学号排序后交思政科统一上交学校档案室。

（四）完成时间。为不影响毕业生的就业和报到，毕业生档案的转递工作在7月中旬完成，请各毕业班务必在6 月27日下午下班前将整理好的毕业生档案全部移交学生工作处。学生工作处于7月8日前将2020届本专科毕业生档案移交招生就业处。

三、相关要求

（一）各部门要高度重视毕业生档案管理工作。毕业生档案是高校学生在校学习期间真实记载的凭证，它关系到学生毕业后的计算工龄、转正定级、考研、职称评定、考公务员过政审关、出国审查过政审关、工作调动、入团、入党等一系列重大问题，如果发生毕业生档案的漏装、误装、投递错误或档案丢失等问题，将严重损害毕业生权益，同时给学校造成不良影响。各相关部门、各二级学院、各相关辅导员认真对待，严格按照时间节点提供规定材料，做好我校2020届本专科毕业生档案管理工作，确保档案归档、转递零差错。

（二）各毕业班要安排责任心强、工作细致认真负责的学生骨干协助做好毕业生档案装袋整理、归档工作。各二级学院、班级辅导员要加强指导检查。

附件：桂林医学院2020届本专科毕业生档案材料登记表(空表）

学生工作部（处）

招生就业处

教务处

2020年5月22日