校直各单位、各部门：

为确保学校各类历史记录收集及时完整，更好地为学校的各项工作服务，现就做好我校2022年度文件材料归档工作的相关事宜通知如下：

一、归档范围

凡在2022年工作中直接产生的，能反映学校工作面貌且具有查考作用的文件材料（包括纸质材料、电子文件材料），获得市级及以上奖励的匾、锦旗、奖杯、证书等，以及校外单位、人士捐赠给学校有重要意义的捐赠品，如名人题词、书画等实物均应向学校综合档案室移交归档。各部门各类档案具体归档范围见附件1。其他未具体列出归档范围的部门，应根据学校存史留档的原则及工作查考需要，做好相关文件材料的归档保存。

    二、归档时间

    （一）党群类、行政类、科研类、基建类、出版类、外事类、财会类文件材料于2023年4月28日前立卷归档。

    （二）宣传部负责照片材料、视频材料的归档，于2023年4月28日前立卷归档。

    （三）各二级学院办公室于2023年6月28日前负责收集齐全有关毕业班的毕业照并立卷归档。

    （四）教学类文件材料于2023年9月4日前立卷归档。

    （五）科研课题、设备招标合同等材料、基建项目材料完成一项归档一项。

    三、归档要求

    （一）请各单位、各部门主要领导和分管档案工作的领导要高度重视档案归档工作，确保学校整体归档工作的顺利完成。

    （二）请各部门兼职档案员认真对照附件1各类档案具体归档范围，收集和整理本部门需归档的档案材料，按时移交学校综合档案室。归档前须填写好归档移交目录表（一式两份），以作为移交凭证，一份由归档单位留存备查，一份交学校综合档案室。归档移交目录表见附件2。

    （三）要求以电子文档形式归档的照片、视频、OA文件等材料，必须使用档案级光盘刻录归档保存，一式两份。

    （四）OA办公系统已完成办理流程的文件纸质版及电子版由党委办公室、院长办公室统一归档。

    （五）部门会议记录纪要、未经OA系统办理的文件等均由本部门主要负责人签发后交综合档案室归档。凡是归档的文件材料统一A4规格的纸张，一律用碳素墨水书写，字迹工整、清晰，左边应留有2cm的装订线，归档文件必须存原件。

    其他未尽事宜如有疑问，请及时联系学校综合档案室，联系电话：5895191。学校综合档案室办公地点：临桂校区明德楼420、421室。随时欢迎咨询档案工作事宜。

   附件：1.桂林医学院各类档案归档范围和保管期限表

        2.桂林医学院2022年度档案材料归档移交目录表

桂林医学院

2023年3月7日