校直各单位、各部门：

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《桂林医科大学档案管理办法》等文件精神，为切实做好我校文件材料的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）各单位、各部门在2025年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。归档范围参见附件。

（二）各单位、各部门2026年以前产生的“应归未归”的档案材料。

二、归档时间

（一）年度集中归档：

1.2025年度的各类文件材料在2026年4月底前归档。

2.财会类档案：2024年度形成的账本、凭证等材料在2026年4月底前归档。

3.声像类、实物类档案在2026年6月底前归档。

4.教学类档案：2026届毕业生材料和毕业照片在2026年11月底前归档。

（二）及时归档：

1.科研类、设备类档案在项目通过验收合格后2个月内归档。

2.基建类档案在项目通过竣工验收后3个月内归档。

3.出版类档案在报刊、著作出版后2个月内归档。

三、归档要求

（一）请各单位、各部门分管档案工作的领导高度重视本单位、本部门的立卷归档工作，切实加强对本单位、本部门档案工作的领导，保证档案材料完整规范、应收尽收、应归尽归。

（二）各单位、各部门兼职档案员认真做好预立卷工作，合理分类，安全存放，及时移交。

（三）归档材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求，原则上应归档原件。

（四）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写一式2份移交目录表，并由交接双方签字盖章。

（五）在OA办公系统已完成办理流程的文件材料，由党委办公室、校长办公室统一归档。

（六）各单位、各部门形成的文件材料应确保履行了相应的审批程序，手续完备后方可归档。

（七）所有归档文件材料均须同步移交电子文件。

未尽事宜，请与校长办公室综合档案室联系。联系人：毛玉霞，联系电话：0773-5895191。办公地点：临桂校区明德楼420、421室。

附件：1.桂林医科大学2025年度档案材料归档移交目录表

     2.桂林医科大学内设机构档案材料归档范围和保管期限表

                    桂林医科大学校长办公室

                      2026年3月27日