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“参考工具书”,是专为翻检查阅字、词、数据、事实资料等,并按照特定的方法加以编排,以供解难释疑时查考之用的图书。又称为“参考书”。它与教学中用来辅助学校教科书的补充教材(亦称为参考书)有什么不一样呢?其实,两者一点关系都没有。图书馆中的参考工具书,主要为事实性与知识性的数据内容,以提供查询与利用,例如︰我们遇到一个词不知道它的意思,会去查辞典,我们想知道某一家公司的电话、地址,会去查名录,这些数据我们平常不会像读小说一样一页页去念完它,而是把它当成查检数据、解决问题的工具。

参考工具书的特点:
参考工具书具有以下特性:
    1 内容广泛:参考工具书的内容广泛,收录各类主题的各类数据,而所提供的资料亦力求简洁,以使读者了解相关主题的明确概念、知识或信息。
    2 编排特殊:基于查检数据的功能,参考工具书均依一定的体例加以编排,如依注音、笔划、部首、字母之顺序等方式排列,以供查检。
    3 部份阅读:因参考工具书主要是为了解答问题,需查询数据时才利用,因此仅阅读所需部份即可,非以逐页整册阅读为目的。
    4 持续修纂:为维持数据内容的新颖性,避免提供错误或过时的数据,参考工具书通常会修订,以维持数据的利用价值。
    因为有上述特殊的性质,为维持数据的完整性,并且提供读者随时查阅之用,因此参考工具书不可外借。图书馆通常会设立参考工具书室,专门陈列这些资料,并有专业的参考馆员指导读者如何利用参考工具书,以协助读者查询数据。

·常用参考工具书的种类:按功能用途可分为:字典、词(辞)典 书目 目录 索引 百科全书 名录 手册、指南 年鉴、年表? 图录表谱? 统计资料 法规 传记资料 地理资料 旅游指南

字典、辞典:
字典、辞典是学习语文时必备的数据,也是生活上很重要的工具书之一。字典主要是以「字」为对象,解释文字的形体、读音、意义及用法的书;解释两字以上的词汇的书称为辞典,可提供词汇的读音、意义、用法、造词、造句等,或中外文之翻译。 字辞典的种类可以分为下列几种:
普通字()
普通字(辞)典根据收录字数的多寡、释义的繁简程度又可分为研究用和一般用。研究用的字(辞)典主要以大部头的字(辞)典为主。一般用字(辞)典则以简洁明了为主,强调其实用性。例如:新华字典、辞海。
特殊字()
特殊字(辞)典是指专门解释字形、音韵、虚字、歧异字、成语及俗语等语文上特定用法的字(辞)典,要查找一些罕用字、古字或成语、俗谚的用法即可利用此类字(辞)典。例如:说文解字、成语辞典。
语文字()
语文辞典是指解释某一语文、语言,或用某种语文来解释另一种语文的字(辞)典。例如:汉英大词典、日汉词典。
专科字()
专科字(辞)典是用以查询特定学科范围的名词、术语或专业知识的辞典,所收录的字辞有特定的范围,因此也较为专门、精深。例如:实用医学词典、中医辞海。

这么多种的字(辞)典,要怎么查找呢?字(辞)典的查检方式不外乎下列几种:
1、按部首:
依照字的部首来排列,同部首的字再按笔划顺序排列。例如:新华字典
2、按注音符号:
依照字的注音符号顺序来排列。例如:实用医学词典、中医辞海
3、按四角号码:
依照字的王云五四角号码顺序来排列。
4、按字母顺序:
西文文字为主体的字词,通常依照字母顺序来排列。例如:汉英大词典、日汉词典。

除了主要的排检方法外,中文字(辞)典通常备有附录,提供不同的排检方法让使用者选择利用。

 

书目:
书目为图书目录的简称,是记载各书的书名、作者、出版者等有关一本书的基本资料,加以汇集编排,通常用来查询某类主题的图书数据。例如:

目录:
是指一个图书馆或一个文库各项数据名目的总录。目录所含的数据除一般书目数据(如:书名、作者、出版者、出版年等)外,通常并注明各件资料收藏的处所。因此,若为某一图书馆的图书目录,即可用来查询该图书馆的馆藏数据。目录现多以在线公用目录型式呈现,可分为下列几种︰
1) 馆藏目录︰如︰桂林医学院图书馆的馆藏图书期刊目录
2) 联合目录︰如︰广州地区公共图书馆联合目录。

索引:

将图书、期刊、报纸等文献中提到的人、事、物或概念名称,如︰刊名、人名、地名、篇名、主题、词句等,摘录下来,按一定的方法,如:注音、笔划、字顺等有系统地排列,并注明出处,以便利读者查找的工具称为索引。 例如:全国报刊索引、
因此索引主要的功能为查询数据的出处,得知数据出处后,使用者可进一步利用相关来源以获得原文。
常用的索引包括书籍索引、论文索引,说明如下:

1、书籍索引︰在一套书、或一批相关联的书中,挑选内容中重要的人名、地名、事件、主题等,并依序排列、标明出处,集结成册,方便读者查找所需要的信息,如︰百科全书的“索引”,通常安排于该套百科全书的最后一册,利用索引查到所需数据的出处之后,即可按图索骥,依索引所指出的册数及页数来找到所需资料。
2、论文索引︰将期刊或报纸上所发表的论文篇目编成索引。有些论文索引除了标明出处,更提供内容摘要,让使用者判断这篇文献是否是自己需要的。例如:复印报刊资料索引。利用该索引可查找所需的期刊文章出处,得知出处后,可利用网上参考咨询台,立即将期刊文章打印出来。亦可在图书馆的期刊合订本处调阅过期期刊。例如:美国的医学索引
索引数据库:
为了让您迅速找到自己所需的数据,桂林医学院图书馆订购相关数据库提供索引检索服务,如︰CNKI全文数据库、万方数据、复印报刊资料全文、国研数据库等,以帮助您快速找到数据的出处。有些数据库增加了原文的提供,形成全文数据库,对读者来说就更便利了。
百科全书:

百科全书是广泛搜集各学科或某一学科、主题的重要学说或数据,用简明的文字叙述,按一定方法排列以便查询的工具书。百科全书搜罗广泛,一般简易的参考问题皆可以在百科全书中找到答案,因此可说是参考工具书的骨干。百科全书之形式除了本文之外,还包含︰索引、书目、辞典及补充新资料的年鉴等,在查找数据的功能上可说是最为完备的一种参考资源。例如:大不列颠百科全书。
贴心小服务:百科全书数据库
一套百科全书这么多册,又那么厚重,要查找的那一册如果别人正在使用,就不能立刻找到自己想要的数据了,有别的办法吗?有!我们可以使用网上在线百科全书数据库。

名录:
将个人或机构的名单有系统的编排,记载其通讯方式及相关基本数据的书,通称为名录或指南,此类参考数据可提供某一机构的名称、地址、电话、组织、活动、出版品等。日常生活中我们经常会用到名录数据,例如︰最常见的名录就是电话本了。例如:中国卫生系统通讯录、医学国际人名录。

提醒您:名录资料最重要的是时效性,因此利用名录时要注意数据搜集、出版的时间。

手册、指南:

手册可分为两种,一种是搜集某一主题的基本知识、事实,让读者一下子就知道某一领域最基础的知识,如︰观星手册,内容为介绍观星的道具及各个星座;另一种是教导我们如何自己动手做的书,重点在于程序和步骤,如︰家庭看护手册,内容为介绍各种家庭看护的方法及步骤。这两类资料通称为手册,亦可称做指南。

年鉴、年表:

年鉴
年鉴主要的功能是汇整一年间所发生的重要事件的数据,可以用来查阅大事纪、人物、统计数据、名录、法规条文及图表数据等,相当具有参考价值。所以,如果我们要查询新闻事件的发展始末、国情政经发展、人事兴衰及当年度统计数据等,年鉴是优先查询的资料。 例如:中国外科年鉴、中国药学年鉴。
年表
年表则是以年代记表,条理时事,又称为大事年表。年表记事的内容涵盖层面很广,举凡政治、经济、文化、外交、军事都在其搜罗的范围内。
年鉴和年表的不同在于年鉴是以历史事件的演变为主体,完整描述事件的始末;而年表则是以时间为主轴,记录各阶段发生的大事,如︰中国历史大事年表、20世纪中国全纪录、中国新文学大事记。
图录表谱:图录是以图像揭示事物的参考工具书,表谱是以编年或表格形式记载事物发展的参考工具书。其主要特点是直观形象和简明清晰。例如:人体解剖彩色图谱、外科手术图谱、中国医学通史。

 

统计资料:

统计资料多由政府机构发行,以求其公信力。其内容包含甚广,如:国力调查、经济金融统计、教育文化、人力资源、工商调查、国民所得与物价等,不胜枚举。如果想要查询某一地域或某段时间各项统计数字,如人口数、升学率、国民生产毛额…等,就可查询相关的统计资料。统计数据依照调查单位的不同,有全国性的统计资料或地区性的统计数据,又有依照主题的不同而有各种不同的统计数据,使用时必须先辨别需求,以迅速获得数据。
统计资料除了必须强调正确性之外,还有其利用的时效性,但统计调查工程浩大,因数据出版时常已不符合实用。读者亦可利用广州统计局网站查询编制的各项最新统计资料,以收时效。

 

法规:

法规数据可以视其公布的时效加以区分不同的来源;另外,因考虑到会出现修订更新情况,除了一般图书的型式之外,亦有活页式成套的法规汇编,便于抽换更新数据,以提供最新版本的法规。
法规汇编通常按照法规内容性质分类编次,查检时可利用索引,依其法规名称的笔划查找,查得册次与页数,便可找到所需的法规。
读者若要查询最新制定或修订中的法规,则可利用相关的“政府公报”,公报中常刊载各机关最新的政令、公告、裁判及决议书,如此可掌握具时效性的法规资料。
因法律问题与民众的权利义务有密切关系,为了维护读者的权益,图书馆员在进行参考服务时,将不会直接答复读者法律本身的问题,必要时仅作适当的指引或转介。

 

传记资料:

?传记数据主要是收集有关“人”的资料。人是历史发展的基本元素,所以有关人的资料也就十分庞杂。有关传记资料的来源可分为以下两种:
普通传记参考工具书:普通传记参考工具书是查询传记数据的专属参考工具书,来源包含以下几种︰
1.传记辞典
2.正史传记
3.方志传记
4.传记资料
5.文集
6.谱牒
7.墓志资料
    特殊传记参考工具书:是指姓录、同姓名录、异名录、生卒年表、题名录等,是供读者查检人物的特定传记项目。
    1)字辞典、百科全书
    字辞典、百科全书多会对历史上重要人物有简单而重要的介绍,包括其生卒年及重大事迹等。读者若能确认被传者的的专门领域,更可利用专门主题的百科全书,可查到针对其专长的深入介绍。
    2)年鉴
    年鉴多附有当代人物介绍,资料新颖。尤其是专门主题的年鉴,能针对特殊人士的专长及贡献有完整详细的报导,亦是重要的传记资料来源。
    3 期刊
    期刊报导中多有人物特写,亦是人物资料的来源之一。特别是专门传记期刊,如“传记文学”更是其中佼佼者。
    4 报纸
    报纸资料的实时性最高,其报导的角度与传记、年鉴等数据取向不同,所以读者亦不可放过这项资源。读者可以利用报纸的数据库来迅速查询报纸上关于人物的数据。
    5 传记图书
    传记图书虽不属参考工具书,但对于被传人物有详细的记载与描述,是最常被利用的传记数据,进而产生传记文学的主题。

地理资料:

读者在日常生活或工作研究中如遇到有关地理的问题时,可以查阅一般性的字辞典或百科全书来求得答案,但是要得知较完整的地理信息时,就有赖专门性的地理数据。地理数据记载一地或各地的地理位置、沿革历史、人文及自然环境等内容,其所呈现的数据种类如:地名辞典、地图、旅游指南等。
    地理数据大约可以分为以下几种:
 
地名辞典:
    随着时代的兴替和自然环境的改变,一个地方的地名经常在改变,地名的演变更可以代表当时政治与文化的演进。因此,若要查询地名的由来、典故及演变历史,可在地名辞典中找到答案。如︰中国古今地名大辞典、广州市地名志。
    地图集:
    地图集将同一主题的地图,加以排列编印,例如搜集世界上每一国家地图的地图集、以自然环境为主的地图集,或是以标示街道为主的地图集等,可以一次获得同一主题的所有地图数据,而不需一一去寻找。
    地理沿革表:
    要掌握地理沿革发展,可利用正史的地理志及地理沿革表。历代正史的地理志是记载当代的地理发展,而地理沿革表则是将地理之沿革变化汇集成书,使读者利用更为便利。

旅游指南:

随着经济的发展进步,出国旅游的人数逐年增长,旅游指南的出版量也急速增加。不论是自助旅行的旅游导引或者是跟团旅行的参考数据,读者在出国前不妨到图书馆翻翻旅游指南,相信一定会有很大的收获。

   
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