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了解了参考问题的类型和各式各样的参考工具书,我们又该如何利用它来解决问题,找到符合需求的数据呢? 当然就要见招拆招啰!现在,就要告诉你如何与问题过招,这些方法可说是查询数据的关键所在,懂得这些方法,让你找寻数据无往不利,满载而归!

方法一:判断问题性质:
当有问题产生时,我们可先判断它属于哪一种问题类型,包括:指引型问题、事实型问题、主题型问题、或研究型问题,主要为了决定问题的解答方式及分析需求数据的深度与数量,这样才能对症下药,依需求找到所需的解答或数据。

方法二:选择参考资料:
确认问题之后,接下来要辨识这个问题需要利用那一种类的数据,才能利用适当的资源,获得所需的答案或数据。
什么问题需要利用那一种类的数据,大致有一特定的方法,例如:要知道“二OO五年广州市的人口出生率”,首先,可以考虑利用统计资料来查询。如果使用字(辞)典、地图、传记等类型的参考数据,通常很难找到解答。诸如此类,依据问题的需求,判断应使用何种参考数据或资源,可说是能否找到相关数据的关键所在。

提醒您:概略地了解问题类型与数据的关系后,许多性质简易的问题可依此原则加以辨识所需运用的数据种类,但如果您无法判断自己所提的问题应如何着手查找数据时,可利用图书馆的参考服务以获得协助,图书馆中的综合咨询处工作人员将给您提供专业的指引与指导。

方法三:了解编排方式:
工欲善其事,必先利其器。为提供查检的功能,参考数据通常有其特定的编排方法以提供迅速查检之用,想要利用参考工具书找寻数据,就要先知道如何使用手边的工具书。通常在参考数据的正文内容之前,会有所谓的“凡例”,清楚说明这本参考书的排列方式及检索方法,当使用者在查询某一种自己未曾利用过的参考书之前,可先阅读凡例,以得知该参考书的编排与呈现方式。
关于参考数据的编排与索引方式(排检法),我们可分成中文参考数据与西文参考数据来说明:
中文参考数据的编排方法可以分为以下几种:

部首法:依照检索词汇的部首来排列。排检方式是先找部首,其余的计算笔划数,最常运用在字(辞)典的编排上。

笔划笔顺法:依照检索词汇的笔划数及笔顺之顺序排列。即先按笔划数排序,笔划数相同者再按笔顺排列。笔顺则是依「、 ─│╯╰(点、横、直、撇、捺)」之顺序排列。
注音符号检字法:依照检索词汇的国语注音符号排列。由音寻字,方便迅速。以字(辞)典或是儿童版百科全书等最多。当然,因应时代的需求,许多参考工具书也有利用检索词汇的罗马拼音或汉语拼音来排列的方式。
四角号码检索法:依照检索词汇的四角号码排列。四角号码是由王云五先生发明,他将笔划分为十种,各给予号码,由于较不易记忆,使用不便,现今已较少有参考书以这种方式编排了。
年代排序法:依照检索词汇的年代日期顺序来排列。以年代日期先后排序,将其发生事件或名称依序排列,年鉴、年表通常以此排列。
主题排序法:依照检索词汇的主题类别来排列。数据内容的项目以类别、科别或主题方式呈现,再将这些类、科别或主题名称依其字母顺序、注音、笔划等方式加以排列,决定所需数据属于何种类别,依其排序法找到所需类别,又依此参考工具书涵盖的主题不同而有不同,因此读者查阅前应该先详阅其前言或凡例部分,以了解使用方法。
提醒您:中文参考工具书中,可能时常出现多种排检法同时运用的方式,以利在正文或索引中做更精确的排列并提供多种排检方式让使用者选择使用,使用时可依个人习惯或已知信息加以利用。

西文参考数据的编排方法可以分为以下几种:
以「字」为单元排列 (Word by Word)
依照检索词汇的字顺排列。亦即一个单字视为一个单元来排列,如: New England→New York→New
Zealand→Newark→Newcomb→Newens等词汇的排列顺序即是。
?● 以「字母」顺序排列(Letter by Letter)
?依照检索词汇的字母顺序来排列。不考虑单字,纯以字母排序,如: Newark→Newcomb→New England→Newnes
→New York→New Zealand等词汇的排列顺序即是。
?● 以「主题」排列(By Subject)
?依照检索词汇的主题来排列,分门别类将各主题分散排序。

方法四:善用索引:
也许我们不熟悉此参考工具书的排列方式,但我们可以利用其书后附录的索引来查询数据。例如百科全书、年鉴的索引等。
知道了参考数据的功用与使用方法之后,我们可以了解,一般具有本文内容的参考数据(即不包含索引、书目、目录等指引性数据)主要以查检事实性与知识性的数据内容为用途,所涉及的层面为记载、描述与解说,如需深入的论述,就不适宜仅利用一般具有全文内容的参考工具(例如:百科全书、字典、统计数据、地图等),必须先利用索引、书目或目录等工具查询相关资源后,再进一步去取得资料内容。这样的方法主要用于研究型或主题型问题上,其所需的数据可能为图书、期刊文章等,一般参考数据仅能作为协助的功能,无法具有辅助研究内容的作用。例如,要研究有关“肠病毒的治疗方法”,利用医学辞典仅可获得字或辞的翻译与定义,未能提供相关内容的论述。

方法五:运用各种资料:
许多问题无法在单一种参考资源中获得完整的解答,即主题型或是研究型问题就不能单利用一种参考工具书来找答案,这时我们也许可以先利用书目或者是索引找到相关的参考书目,再根据这些书目资料来搜寻其它的资源。尤其是现在图书馆有许多书目索引在线或光盘数据库,都是寻找数据的好帮手。

提醒您:为维持参考工具书的完整性,并利于随时查询数据之用,各种参考数据是不提供外借的,只能在馆内阅览,如果查到所需数据,可利用图书馆内提供的复印机影印下来。

   
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