校直各有关部门、二级学院:

一年一度的毕业生档案整理、归档和转递工作即将开始。为规范做好2023年我校毕业生个人档案的整理、归档和转递工作，根据国家有关学生档案的管理规定，以及《自治区教育厅 自治区人力资源社会保障厅 自治区公安厅 自治区国资委关于进一步优化广西高校毕业生就业手续的通知》（桂教学生[2021]1号文）精神，结合我校实际，现将做好我校2023届本专科毕业生档案的整理、归档和转递工作的具体要求通知如下：

一、各部门提供归档材料和完成时间

（一）招生与就业指导服务中心：负责提供高等学校毕业生登记表、毕业生情况简介表、区外毕业生就业通知书（白联）、档案机要信封袋、档案专用邮件袋、档案邮寄单及封条，要求6月26日前完成。

（二）学生工作部（处）：负责提供奖惩材料等，要求6月19日前完成。

（三）教务处：负责提供学籍表、成绩单和普通本科学士学位申请表等，要求6月27日前完成。

（四）校团委：负责提供第二课堂成绩单并以二级学院为单位下发到各二级学院学工办，要求6月27日前完成。

（五）各二级学院：负责提供操行评定表、高考录取档案、党员材料(入党积极分子培养登记表、推优材料、入党申请书、政治审查材料、入党志愿书、转正申请书和培养教育考察材料等)、团员材料（入团志愿书、入团申请书等）、高等学校毕业生登记表（一式两份：一份装入学生档案袋，一份存学校档案室）、毕业生情况简介表（一式一份：装入学生档案袋）、实习鉴定表（一式一份：装入学生档案袋）、区外毕业生就业通知书（白联）、全科医学毕业生需要提供订单定向医学生免费教育协议书和农村订单定向医学生免费培养定向就业协议书，要求6月30日前完成。申请党组织关系留校毕业生党员档案由所在基层党组织保管，不随毕业生学生档案寄出。

二、档案整理要求

（一）严守纪律。负责学生档案整理、归档的人员必须严格执行国家有关档案管理的规定，按照《桂林医学院2023届本专科毕业生档案材料登记表》的内容进行归档整理，在毕业生档案整理、归档过程中，未经有关主管部门同意，不得擅自抽取毕业生档案材料或添加无关的材料。

（二）严防错漏。档案一人一份，必须严格对照学院、专业、姓名、学号装袋，一个学院同名同姓的毕业生归档材料时要特别注明，以免发生误装、误发。

（三）档案打包。各二级学院落实档案打包主体责任，各毕业班按照档案寄送要求对毕业生档案进行打包，具体步骤如下：

1．各二级学院根据《毕业生档案整理、归档工作安排表》（表1）安排毕业生档案管理负责人及工作人员将毕业生档案集中到大学生活动中心二楼报告厅进行整理、打包；

2．招生与就业指导服务中心、学工处安排工作人员现场监督、审核、指导；

3. 将整理好的档案袋放入机要信封袋（图1）中，信封袋写上学生姓名、学号，用封条密封；

4．如图2在信封袋封口处盖上骑缝章（学工处公章）；

5．核对档案信封袋与档案邮寄袋信息是否一致后将档案信封放入高校毕业生档案专用邮件袋（已贴好邮寄单）中封好，并在档案密封条上加盖学工处公章；

6．核对无误后招生与就业指导服务中心安排邮政特快专递上门收取。

表1 毕业生档案整理、归档工作安排表

                              图1：机要信封袋正面

图2：机要信封袋背面

图3：档案专用邮件袋正面

                              图4：档案专用邮件袋背面

（四）规范有序。存学校档案室的《高等学校毕业生登记表》按学号排序后（附上以班级为单位的已交材料名单一览表）交思政科统一上交学校档案室。《桂林医学院2023届本专科毕业生档案材料登记表》一式两份，二级学院和学工处各留存一份。

（五）申请留校的档案移交招生与就业指导服务中心保管，考取本校研究生档案于2023年6月30前移交招生与就业指导服务中心,统一移交到研究生学院。专升本和延期毕业学生的档案于2023年10月7日-10月13日期间移交学工处思政科保管。

（六）完成时间。为不影响毕业生的就业和报到，毕业生档案的转递工作在2023年7月10日前完成，请各二级学院务必在按照档案集中整理打包时间完成毕业生档案打包工作。

三、相关要求

（一）各部门要高度重视毕业生档案管理工作。毕业生档案是高校学生在校学习期间真实记载的凭证，它关系到学生毕业后的计算工龄、转正定级、考研、职称评定、考公务员过政审关、出国审查过政审关、工作调动、入团、入党等一系列重大问题，如果发生毕业生档案的漏装、误装、投递错误或档案丢失等问题，将严重损害毕业生权益，同时给学校造成不良影响。各相关部门、各二级学院、各相关辅导员认真对待，严格按照时间节点提供规定材料，做好我校2023届本专科毕业生档案管理工作，确保档案归档、转递零差错。

（二）招生与就业指导服务中心、教务处、校团委、各相关二级学院指定专人负责毕业生档案相关事宜，并于2023年5月17日前报学生工作部（处）备案，联系人：张接发，联系电话：15107738794。

（三）各毕业班要安排责任心强、工作细致认真负责的学生骨干协助做好毕业生档案装袋整理、归档工作。各二级学院、班级辅导员要加强指导检查。

附件：桂林医学院2023届本专科毕业生档案材料登记表(空表）

学生工作部（处）

招生与就业指导服务中心

教务处

校团委

2023年5月12日